Mit diesen Tools gelingt das Homeoffice

Ran ans Homeoffice!

Während die Ansteckungsrate steigt, stellen sich Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer viele Fragen. Etwa, ob sie aus Angst vor Covid-19 (Coronavirus) eigenständig Dienstreisen absagen können oder ob sie nicht sogar ein Recht auf Homeoffice haben, um einer möglichen Ansteckung zu entkommen. Letztere Frage beantwortet Thomas Hey. Er ist Partner der Kanzlei Bird & Bird und Fachanwalt für Arbeitsrecht.

“Ein Recht auf Homeoffice besteht für die Arbeitnehmer nicht, solange keine konkrete Ansteckungsgefahr im Betrieb oder eine entsprechende Vereinbarung zum Homeoffice besteht”. Spätestens im Falle eines Corona-Infizierten unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern seien Arbeitgeber jedoch gut beraten, das ganze Team ins Homeoffice zu entlassen. Laut Thomas Hey sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, Arbeitnehmer vor infizierten Personen zu schützen.

Damit das Ganze mit dem Homeoffice auch gut funktioniert, haben wir für euch ein paar Tools gesammelt, mit denen man im Homeoffice dann wunderbar arbeiten kann und auch effektiv vorankommt.

Slack – für die Online-Kommunikation

Mal eben über den Tisch rufen, um nach einer Information zu fragen? Das ist im Homeoffice nicht möglich. Messenger-Programme wie das populäre Slack schaffen hier Abhilfe. Die Büro-Chats sind in der Lage, die Kommunikation sowohl einzelner Teams als auch des gesamten Unternehmens zusammenzuführen. Auch Dienste wie Zoom oder Google Drive lassen sich leicht in Slack integrieren, um aus dem Tool heraus sofort ein Meeting zu starten, beizutreten oder Dateien in die Cloud zu speichern.

Weitere Alternativen: Microsoft Teams und Circuit (deutscher Anbieter)

Zoom – für die Videokonferenz

Der Austausch unter Kolleginnen und Kollegen bleibt auch im Homeoffice wichtig. Was analog das StehMeeting ist, ist digital wohl der Videochat. Zoom gehört hier zu den bekanntesten Anbietern. Gespräche lassen sich zwischen zwei Teilnehmern sowie mit dem gesamten Team aufsetzen. Erfreulich: Sogar in der Corona-Homeoffice kostenlosen Variante können bis zu 100 Personen an einem Videocall teilnehmen. Allerdings ist die Dauer eines Meetings ab drei Teilnehmern auf 40 Minuten beschränkt. Zoom synchronisiert sich zudem mit allen gängigen Kalender-Systemen und optimiert die Meetings sowohl für den Desktop als auch auf dem Smartphone. Die Treffen sind natürlich auch Ende-zu-Ende-verschlüsselt.

Weitere Alternativen: Skype und Hangouts Meet.

Asana – für das Projektmanagement

Auch Asana ist ein digitaler Arbeitsplatz. Anders als bei Slack liegt der Fokus jedoch weniger auf dem Austausch, sondern auf der Planung von Projekten und To-do-Punkten – wobei jedes Projekt über eine entsprechende Funktion auch kommentiert werden kann. Kolleginnen und Kollegen können Projekte anlegen, weitere Personen an Bord holen, ihnen Aufgaben zuweisen und den jeweiligen Bearbeitungsstand einzelner To-dos sowie des gesamten Unterfangens überwachen. Jedes Team-Mitglied kann sich informieren, wie weit ein Prozess bereits fortgeschritten ist und welche Aufgaben noch zu erledigen sind. Asana gehört zu den beliebtesten Projektmanagement-Tools und lässt sich ebenfalls mit anderen Diensten wie Slack und Google Drive verbinden.

Weitere Alternativen: Trello

Google Drive – für die Datenspeicherung

Google Drive ist ein Cloudspeicher-Dienst, in dem Dokumente gesammelt und mit Team-Mitgliedern geteilt werden können. Kolleginnen und Kollegen können Ordnersysteme anlegen und Dateien sowohl hochladen als auch neu darin erstellen. Die Spanne reicht von Textdokumenten über Tabellenkalkulationen bis hin zu Präsentationen und Formularen – also allem, was zu einem Office-Paket in der Basis-Version in der Cloud gehört. Jede Datei kann einzeln freigegeben und gemeinsam online im Browser bearbeitet werden, sodass jeder die Kontrolle darüber hat, wer im Unternehmen auf die Daten zugreifen kann. Jeder im Team kann zudem gleichzeitig an den Inhalten arbeiten. Veränderungen werden in Echtzeit angezeigt. Google Drive funktioniert auf allen Geräten und Betriebssystemen im Browser – von PC bis Smartphone. Es gibt eine Native- und Web-App. Zum Start sind 15 Gigabyte freier Speicher kostenlos.

Weitere Alternativen: Dropbox und Microsoft OneDrive.

Wetransfer – für den Datentransfer

Nur mal eben eine Datei übertragen, ohne das Ordnersystem zuzumüllen? Die Datei ist jedoch zu groß für die E-Mail? Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern können Dateien bis zu einer Größe von zwei Gigabyte mit Wetransfer schnell und unproblematisch teilen. Der Datentransfer-Dienst kann zudem so oft genutzt werden, wie Anwenderinnen und Anwender ihn benötigen – es gibt dahingehend keine Limitierung. Die Dateien werden nach dem Upload auf dem Server des Dienstleisters bis zu zwei Wochen gespeichert. Nach dem Upload erhält der Empfänger eine E-Mail mit dem entsprechenden Link zum Download. Die Übertragung erfolgt zudem verschlüsselt. Eine Registrierung der Kolleginnen und Kollegen ist beim Anbieter nicht notwendig.

Weitere Alternativen: Firefox Send und Terashare

Teamviewer – für die Fernwartung

Typisches Szenario: Der Rechner läuft nicht ganz rund, das Programm ist unverständlich, die Einstellung versteckt – was tun? Normalerweise wird im Kollegenkreis nach Hilfe gefragt und prompt kommt die Kollegin oder der Kollege an den Schreibtisch und zeigt, wie es geht. Im Homeoffice wird das schwierig – und da kommt Teamviewer ist Spiel. Mit dem Tool können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf den Rechner einer anderen Person zugreifen. Das ist auch und vor allem bei der Fernwartung nützlich. Auch wenn du beispielsweise auf einen zweiten Computer im Büro zugreifen musst, kann Teamviewer das ermöglichen. Teamviewer funktioniert sogar von dem Smartphone aus – Voraussetzung ist mindestens eine 3G-Verbindung.

Weitere Alternativen: Smartsheet und Anydesk.

Noisli – für den Fokus im Homeoffice

Abgeschottet von jeglichem persönlichen Kontakt benötigen einige von uns Hintergrundgeräusche um effektiv arbeiten zu können –  und nicht zu vereinsamen. Noisli versucht mit einer Vielzahl an Geräuschen, die im Hintegrund über den Browser laufen, dem Wunsch nachzukommen. Von Produktivitätsmusik in Kombination mit Wetter Geräuschen wird hier jeder schnell fündig.

Coronaninja – Ab und zu auch mal ein Spaß

Ab und zu, darf es auch mal ein Spaß sein – im Büro und im Homeoffice. Inwiefern wir unsere Produktivität durch den spanischen FruitNinja Klon – dem Coronaninja – steigern, sei aber mal dahin gestellt.

Fazit

Welche Tools nutzt Ihr um effektiv im Homeoffice zu arbeiten? Schreibt eure Lieblingstools in die Kommentare und stellt eure absoluten Produktionssteigerer vor.